L’œil de l’expert S4S #2
La généralisation de la déclaration sociale nominative (DSN) de substitution à partir de mars 2026 au titre de l’année 2025 oblige les entreprises à anticiper ce changement dès cette année, voire à le mettre en œuvre en cas de redressement. L’automatisation apparente de certaines corrections implique en effet, dans les faits, de nombreux points de vigilance nouveaux pour les services ressources humaines.
La DSN, un outil de contrôle par les Urssaf
Mise en place en 2012, la DSN est le fichier mensuel de données sociales produit à partir de la paie. Elle permet à l’entreprise de réaliser les déclarations sociales liées à un salarié, et aux Urssaf de procéder aux contrôles prévus sur ces déclarations (exhaustivité, conformité et cohérence des informations transmises par les DSN), depuis le 1er janvier 2023. La DSN permet donc aux organismes de protection sociale d’assurer pleinement leurs missions de recouvrement.
Ces vérifications donnent lieu à des comptes rendus métiers (CRM), transmis aux employeurs, faisant état du contrôle, des anomalies relevées et de leur nature ainsi que, le cas échéant, la valeur de la correction proposée pour chacune de ces anomalies, et donc le montant des cotisations et contributions dues. L’employeur devait ensuite procéder aux corrections requises, dans les 30 jours suivant la notification du CRM.
Une correction automatisée pour prendre le relais de l’employeur
Le dispositif de la DSN de substitution, instauré en 2019 et modifié en 2023, change radicalement la donne, afin notamment de simplifier les relations entre les employeurs et les organismes sociaux.
A partir de 2026, en l’absence de correction par l’employeur, l’Urssaf pourra en effet procéder directement aux corrections. Ces modifications réalisées d’office interviendront en début d’année n+1 si l’Urssaf constate que les anomalies relevées en année n n’ont pas été corrigées. Un CRM de rappel est prévu comme étape intermédiaire avant l’établissement de la DSN de substitution. La loi prévoit également une procédure d’échange contradictoire qui doit permettre de régler les désaccords entre l’employeur et l’Urssaf.
Une évolution qui laisse un rôle important aux services RH
Sous couvert d’une certaine automatisation des corrections, désormais directement réalisées par les Urssaf, la DSN de substitution ne décharge pas totalement les services RH de leur vigilance, mais aussi de leurs actions. Il en résulte ainsi une certaine incertitude sur l’impact de la réforme concernant la charge de travail des services concernés au sein des employeurs.
De fait, les services RH doivent en effet rester vigilants sur la qualité des données transmises via la DSN : les anomalies relevées par les Urssaf doivent toujours être corrigées, en premier lieu, par l’employeur via une correction manuelle ; la correction par les Urssaf n’intervient qu’en dernier recours.
Les services RH devront par ailleurs garder un rôle fort dans la vérification des anomalies constatées par les Urssaf : les corrections demandées peuvent toujours ne pas prendre compte les situations particulières, créant ainsi des incohérences dans les DSN. Leur correction automatique aurait alors potentiellement un coût important pour l’employeur, avec des difficultés à revenir en arrière alors.
En bref, la mise en œuvre de la DSN de substitution renforce la responsabilité des services RH tout en améliorant les capacités de contrôle des Urssaf.
En 2025, anticiper… ou déjà mettre en œuvre
Dès 2025, de premières actions s’imposent : les premiers CRM de rappel seront émis dès ce mois de mars 2025, au titre de l’année 2024. Les employeurs auront alors deux mois pour corriger les anomalies, même si, période de transition oblige, l’absence de correction ne fera pas l’objet d’une DSN de substitution pour 2025.
En revanche, une DSN de substitution sera émise dès 2025, de manière automatique, suite à un redressement dans le cadre d’un contrôle sur place ou sur pièce.
